Panduan pengguna

Semua pekerjaan satu program dilakukan di konsol program: buka Program beasiswa › Program & seleksi, lalu klik nama program (atau tombol Konsol). Menu kiri konsol dikelompokkan sesuai urutan kerja: Program → Seleksi → Penetapan → Pelaporan. Daftar program menampilkan kolom Tahap saat ini dan bilah kemajuan sehingga Anda tahu program mana yang perlu perhatian.

A. Persiapan

1. Program & seleksi › Program baru: pilih kategori (Kerja Sama), jenis beasiswa, seleksi oleh (Unhas atau mitra), nama, dan pemberi → Buat. Konsol program terbuka.
2. Konsol › Identitas & jadwal: isi cakupan (penuh/parsial), nilai per semester, durasi, kuota, tanggal dibuka/ditutup, tanggal mulai beasiswa, deskripsi & persyaratan umum. Pilihan penting:
   • Hanya melalui undangan/matching — tidak tampil untuk didaftar umum;
   • Kecualikan dari proteksi pembiayaan ganda — untuk bantuan yang boleh dirangkap;
   • Penerima wajib laporan kemajuan dan minimal katanya;
   • Pemberi meminta berita acara.
3. Konsol › Persyaratan berkas: tambahkan hanya berkas/data khusus program ini (mis. surat rekomendasi dekan). Data umum (identitas, keluarga, ekonomi, dokumen standar) sudah diambil dari profil mahasiswa.
4. Konsol › Tahapan, penilai & presensi: tambah tahapan satu per satu — nama, jenis (administrasi, validasi, tulis, wawancara, FGD, kunjungan), pelaksanaan (luring = ada presensi & antrean; daring), bentuk penilaian (individu/kelompok), rubrik dari templat, jadwal, tempat, bobot nilai akhir, nilai minimal lulus (opsional). Contoh susunan: Validasi berkas (daring, bobot 1) → FGD (luring, kelompok, bobot 1) → Wawancara (luring, individu, bobot 2).
5. Konsol › Tim program: tetapkan PIC (mengelola penuh program ini), Panitia pelaksana (presensi, antrean, dokumentasi), atau Pengamat. Akun panitia dibuat super admin dengan peran "Panitia Pelaksana".
6. Klik Buka pendaftaran di kanan atas konsol. Program tampil di halaman depan dan menu Cari beasiswa.

B. Pendaftaran & seleksi administrasi

1. Konsol › Pendaftar: lihat pendaftar beserta fakultas, desil/IPK, status profil, dan status kelayakan (Layak / Perhatian / Terproteksi — arahkan kursor untuk alasannya). Saring per status/fakultas; Unduh CSV bila perlu.
2. Klik nama pendaftar untuk melihat data diri lengkap dan semua dokumennya (PDF tampil langsung di kolom kanan).
3. Centang pendaftar → Lolos administrasi atau Tidak lolos (boleh dengan catatan).
4. Centang yang lolos → pilih tahapan → Masukkan ke tahapan (centang "kirim jadwal" agar peserta mendapat email).
5. Tutup pendaftaran dengan tombol Tutup pendaftaran (atau otomatis oleh cron saat tanggal tutup lewat).

C. Menjalankan tahapan

Dari Konsol › Tahapan, penilai & presensi klik Kelola pada sebuah tahap. Halaman tahap memiliki tab:

1. Penilai — tambah akun penilai terdaftar atau penilai tamu (nama + email; tautan bertoken dikirim otomatis). Isi ruang/meja agar peserta tahu ke mana harus masuk. Salin tautan untuk dibagikan; buat ulang untuk mencabut tautan lama.
2. Peserta & plotting — Bagi rata ke penilai (individu) atau Bagi kelompok otomatis (FGD). Kolom penilai boleh dikosongkan agar peserta dapat dipanggil penilai mana pun sesuai urutan hadir. Klik Simpan plotting.
3. Ubah status tahap menjadi Dibuka (dropdown di kanan atas) agar presensi tanda tangan mandiri dan penilaian aktif.
4. Presensi (tombol di kanan atas) — empat cara, lihat bab Hari pelaksanaan. Daftar hadir mencetak daftar hadir yang dapat diedit, lengkap dengan tanda tangan digital.
5. Monitor antrean — pantau siapa hadir, dipanggil, selesai; tandai "mendesak" agar didahulukan; panggil berikutnya atas nama penilai.
6. Selesai menilai: Tetapkan hasil tahap (lulus bila nilai ≥ nilai minimal; tidak hadir otomatis ditandai), lalu Lanjutkan yang lulus ke tahap berikutnya.
7. Berita acara — tersusun otomatis dari templat (jumlah peserta, hadir, penilai, tabel hasil). Edit langsung, Simpan, cetak, tanda tangani, unggah kembali.
8. Ubah status tahap menjadi Ditutup untuk mengunci penilaian.

D. Keputusan, kontrak, penerima

1. Konsol › Hasil & keputusan: tabel memuat nilai setiap tahap (0–100, rata-rata antarpenilai), nilai akhir (rata-rata berbobot), serta rekomendasi & komentar penilai. Klik Peringkat otomatis → peserta teratas sesuai kuota menjadi prioritas, sisanya cadangan. Ubah manual bila perlu, lalu Simpan keputusan.
2. Centang prioritas → Kirim kontrak ke yang dicentang. Kontrak & surat pernyataan terisi otomatis dari templat (nama, NIM, prodi, nilai, periode).
3. Konsol › Kontrak & pernyataan: setelah mahasiswa mengunggah berkas bertanda tangan, klik Verifikasi → mahasiswa otomatis tercatat sebagai penerima (periode dihitung dari tanggal mulai & durasi). Atau Minta perbaikan dengan catatan. Isi kontrak per mahasiswa dapat disunting sebelum dicetak.
4. Alternatif tanpa kontrak di sistem: centang → Tetapkan sebagai penerima.

E. Pengumuman & pelaporan

1. Konsol › Pengumuman hasil: tulis teks pengumuman → Umumkan hasil (centang kirim email). Nilai, komentar, dan keputusan baru terlihat peserta setelah ini. Halaman pengumuman publik menampilkan daftar penerima dengan NIM tersamar. Tarik pengumuman bila perlu.
2. Konsol › Penerima: pantau periode & status penerima, ubah status (aktif/ditangguhkan/dicabut/selesai), buka detail untuk sanksi bertingkat dan perpanjangan.
3. Konsol › Dokumentasi: unggah foto kegiatan beserta keterangan.
4. Konsol › Laporan kegiatan: laporan tersusun otomatis (pendahuluan, jadwal & kehadiran tiap tahap, rekap pendaftar/penerima per fakultas, daftar penerima, dokumentasi). Sunting, simpan, cetak/simpan PDF; Susun ulang bila data berubah.
5. Konsol › Akses mitra: buat/ pilih akun mitra dan centang data tambahan yang boleh ia lihat (nilai, komentar, dokumen, data diri, kontak, laporan kemajuan). Bawaannya mitra hanya melihat identitas dasar & keputusan.

F. Program yang diseleksi mitra

1. Saat membuat program pilih Seleksi oleh: Institusi mitra. Isi tautan pendaftaran mitra di Identitas & jadwal; mahasiswa diarahkan ke laman mitra.
2. Setelah mitra mengumumkan, buka Konsol › Penerima → Unduh templat Excel → isi NIM, nama, fakultas, prodi, tanggal mulai/selesai, cakupan, nominal → Impor. Atau tambah satu per satu.
3. Mahasiswa yang belum memiliki akun tetap tercatat (status "belum klaim") dan otomatis terhubung saat ia mendaftar dengan NIM yang sama. Dengan begitu sistem tetap mendeteksi pembiayaan ganda.