Panduan pengguna

Apa yang dikerjakan sistem ini

SIM Beasiswa adalah satu pintu untuk seluruh beasiswa mahasiswa: informasi dan pendaftaran, seleksi bertahap (validasi berkas, wawancara, FGD), penetapan penerima, kontrak, penyaluran dana, sampai laporan kemajuan setiap semester. Ada dua jenis program:

Peran pengguna

Perjalanan satu program kerja sama (diseleksi Unhas)

1. Persiapan — admin membuat program, mengisi identitas & jadwal, persyaratan berkas, tahapan seleksi, rubrik, penilai, dan tim program.
2. Pendaftaran — admin membuka pendaftaran; mahasiswa yang datanya lengkap mendaftar dan mengunggah berkas khusus.
3. Seleksi administrasi — admin menandai pendaftar lolos/tidak lolos, lalu memasukkan yang lolos ke tahapan pertama.
4. Tahapan penilaian — validasi berkas (daring), FGD dan/atau wawancara (luring dengan presensi & antrean). Penilai mengisi rubrik; nilai tersimpan otomatis.
5. Keputusan — sistem menghitung nilai akhir dan peringkat; admin menetapkan prioritas, cadangan, tidak lulus.
6. Kontrak — kontrak & surat pernyataan dibuat otomatis dari templat; mahasiswa mencetak, menandatangani, mengunggah; admin memverifikasi → mahasiswa tercatat sebagai penerima.
7. Pengumuman — admin mengumumkan hasil. Sebelum diumumkan, nilai dan komentar tidak terlihat oleh peserta.
8. Penyaluran & laporan — keuangan mencatat penyaluran dana; penerima mengirim laporan kemajuan setiap semester.

Setiap program memiliki konsol program sendiri (seperti konsol panitia lomba): menu kiri konsol mengikuti urutan perjalanan di atas, dan halaman Ringkasan & lintasan menunjukkan tahap saat ini serta langkah berikutnya yang perlu dilakukan.

Istilah penting

1. Membuat akun

1. Buka halaman depan › Daftar sebagai mahasiswa (atau tombol Daftar di kanan atas).
2. Isi nama sesuai KTM, NIM, nomor HP, fakultas, program studi, email aktif, dan kata sandi (minimal 8 karakter berisi huruf dan angka). Centang pernyataan, klik Daftar.
3. Buka email Anda dan klik tautan verifikasi (berlaku 24 jam; periksa folder spam). Setelah itu masuk memakai email atau NIM.

2. Melengkapi data diri & berkas

Buka Data saya › Data diri & berkas. Data ini dipakai untuk semua beasiswa, jadi cukup diisi sekali dan dimutakhirkan bila berubah.

1. Pas foto: unggah foto wajah yang jelas (dipakai juga untuk presensi pindai wajah).
2. Isi setiap bagian (A–I) melalui tab di atas formulir. Tab bertanda angka kuning berarti masih ada isian wajib yang kosong. Klik Simpan & lanjut → untuk pindah ke bagian berikutnya.
3. Bagian Alamat: pilih provinsi lalu kabupaten/kota, klik titik rumah di peta atau tombol Lokasi saya; tautan Google Maps dibuat otomatis. Unggah foto rumah tampak depan dan dalam.
4. Bagian Data ayah/ibu: status hidup/meninggal, pekerjaan, penghasilan. Status yatim/piatu dihitung otomatis.
5. Bagian Dokumen pendukung: KK, KTP, KTM, keterangan penghasilan, KHS, dll. Format PDF/JPG/PNG.
6. Setelah kelengkapan 100%, klik Ajukan verifikasi data. Pengelola memeriksa dan memberi status Terverifikasi atau Perlu perbaikan beserta catatannya.
7. Centang Persetujuan berbagi data bila Anda bersedia data akademik & laporan kemajuan (bukan rekening/identitas) dilihat pemberi beasiswa Anda.

3. Mendaftar beasiswa kerja sama

1. Buka Beasiswa › Cari beasiswa, pilih beasiswa berstatus Dibuka, baca deskripsi, persyaratan, dan tahapannya.
2. Klik Daftar beasiswa ini. Bila tombol tidak muncul, baca pesan di atasnya — misalnya Anda sedang menerima beasiswa penuh (terproteksi).
3. Isi data/berkas khusus beasiswa tersebut, centang pernyataan, klik Kirim pendaftaran. Anda boleh Simpan draf lebih dulu.
4. Kartu pendaftaran ber-QR tersedia di Beasiswa › Pendaftaran saya › klik nama beasiswa. Simpan atau cetak (Cetak kartu).

Beasiswa matchmaking tidak didaftar: bila profil Anda cocok dengan kriteria pemberi, Anda akan mendapat notifikasi kelayakan lalu tawaran. Karena itu jaga data diri tetap lengkap dan terverifikasi.

4. Mengikuti seleksi (validasi, FGD, wawancara)

1. Jadwal setiap tahap tampil di halaman pendaftaran Anda (bagian Tahapan seleksi) dan dikirim melalui notifikasi/email.
2. Tahap luring: datang ke lokasi, lakukan registrasi kehadiran dengan salah satu cara yang disediakan panitia:
   • panitia mencentang nama Anda;
   • Anda memindai QR yang ditunjukkan panitia → masukkan kode pendaftaran → tanda tangan di layar ponsel → simpan;
   • panitia memindai QR kartu pendaftaran Anda (dari ponsel atau cetakan);
   • panitia memindai wajah Anda.
3. Setelah hadir Anda mendapat nomor antrean. Biarkan halaman pendaftaran terbuka di ponsel: halaman memperbarui diri setiap 5 detik, menampilkan berapa peserta di depan Anda, dan saat giliran tiba muncul kotak "Sekarang giliran Anda!" beserta ruang dan nama penilai (ponsel bergetar).
4. Hasil (nilai, komentar, keputusan) baru terlihat setelah pengelola mengumumkan hasil.

5. Menerima tawaran & kontrak

1. Bila Anda ditetapkan (atau dicocokkan melalui matchmaking), beranda menampilkan pita kuning Tawaran beasiswa. Buka, baca nilai, cakupan, dan durasinya.
2. Klik Terima tawaran atau Tolak. Menerima tawaran membuat Anda terproteksi dari tawaran lain pada periode yang sama.
3. Bagian Kontrak & surat pernyataan muncul: buka Kontrak dan Surat pernyataan, cetak, tanda tangani di atas meterai, pindai/foto.
4. Centang persetujuan syarat & ketentuan, unggah kedua berkas, klik Simpan. Pengelola memverifikasi; bila ada catatan perbaikan, unggah ulang.

6. Mengisi rekening penerima

1. Buka Data saya › Rekening penerima. Demi keamanan, masukkan kata sandi akun atau minta kode ke email.
2. Isi NIK, nama pemilik rekening, nama bank, nomor rekening, NPWP (jika ada); unggah foto buku tabungan, KTP, KTM.
3. Setelah disimpan, nomor tampil tersamar (••••7890) dan dokumen hanya dapat dibuka admin keuangan. Setiap perubahan dikirimi email pemberitahuan.

7. Laporan kemajuan setiap semester

1. Buka Setelah menerima › Laporan kemajuan. Pengingat dikirim melalui email bila laporan semester berjalan belum diisi.
2. Pilih beasiswa dan semester, isi IPS & IPK, prestasi semester ini, dan narasi perkembangan minimal 500 kata (penghitung kata tampil di bawah kotak).
3. Unggah KHS dan transkrip (wajib) serta foto kegiatan/prestasi, klik Kirim laporan.
4. Status berubah menjadi Diterima atau Perlu perbaikan. Laporan yang diterima diteruskan kepada pemberi beasiswa.

1. Mendaftar sebagai pemberi

1. Halaman depan › Jadi pemberi beasiswa. Pilih jenis pemberi (perorangan, alumni, BUMN, pemda, perusahaan, filantropi), isi nama/lembaga, nomor HP, email, kata sandi.
2. Verifikasi email, lalu lengkapi Akun › Profil pemberi: alamat, NPWP, motivasi, dan pilihan pencantuman nama (publik atau anonim "Sahabat Unhas").

2. Membuat komitmen beasiswa

Buka Beasiswa saya › Buat komitmen baru. Halaman terbagi tiga:

1. Kriteria penerima — pilih satu atau beberapa kriteria dari lima klasifikasi: sosial-ekonomi (desil, status orang tua, kelompok UKT, sarjana pertama, disabilitas), prestasi (IPK, non-akademik, organisasi), kewilayahan (provinsi, kabupaten/kota, asal sekolah, negara), akademik (fakultas, prodi, angkatan), afiliasi (agama sesuai ketentuan lembaga, penunjukan langsung berdasarkan NIM). Kotak hijau/kuning di bawahnya langsung menghitung jumlah kandidat layak; bila terlalu sedikit, sistem menyarankan kriteria mana yang dilonggarkan.
2. Paket, jumlah & durasi — Paket Dasar (UKT), Parsial (UKT + minimal satu komponen lain), atau Penuh (UKT, biaya hidup, akomodasi, buku & penelitian, asuransi). Atur nominal komponen dalam rentang yang tersedia, jumlah penerima, dan durasi (minimal 2 semester).
3. Estimasi kebutuhan dana — rincian per komponen, per penerima, dan total. Pilih mekanisme dana: melalui rekening Unhas (Unhas menyalurkan) atau transfer langsung ke rekening mahasiswa setelah administrasi lengkap. Pilih jalur persetujuan: langsung setujui atau ajukan pertemuan dulu. Centang ketentuan, klik Terbitkan invoice.

3. Pertemuan & persetujuan komitmen

1. Buka komitmen dari Ringkasan › Beranda pemberi. Bagian Status menampilkan lintasan: invoice → disetujui → matching → kontrak → dibayar → penyaluran & laporan.
2. Bila pengelola mengundang pertemuan (luring/daring, dengan nama & jabatan pejabat), klik Konfirmasi hadir atau Minta jadwal ulang. Anda juga dapat Usulkan pertemuan sendiri. Notulen pertemuan tampil setelah pertemuan selesai.
3. Bila sudah sepakat, centang pernyataan dan klik Setujui komitmen (tanda tangan elektronik). Pengelola kemudian memulai matching.

4. Matching, kontrak & pembayaran

1. Bagian Proses matching menampilkan jumlah kandidat, yang ditawari, yang menerima, dan penerima. Nama mahasiswa disamarkan bila ia belum menyetujui berbagi data.
2. Untuk setiap mahasiswa yang menerima tawaran, buka kontraknya lalu klik Setujui kontrak.
3. Lakukan transfer sesuai invoice ke rekening bank mitra yang tertera (berita transfer = nomor invoice), lalu unggah bukti di bagian Pembayaran melalui bank mitra › Kirim bukti pembayaran. Admin keuangan memverifikasi dan Anda menerima email.
4. Mekanisme transfer langsung: setelah kontrak diverifikasi, rekening tujuan setiap penerima tampil; catat transfer Anda beserta buktinya.

5. Laporan & rekognisi

• Bagian Penerima & laporan kemajuan menampilkan laporan semester yang sudah diterima pengelola (IPS, IPK, prestasi, narasi).
• Cetak invoice kapan saja; setelah pembayaran, Cetak piagam apresiasi.
• Nama Anda (atau "Sahabat Unhas" bila anonim) tampil di dinding terima kasih halaman depan.

Semua pekerjaan satu program dilakukan di konsol program: buka Program beasiswa › Program & seleksi, lalu klik nama program (atau tombol Konsol). Menu kiri konsol dikelompokkan sesuai urutan kerja: Program → Seleksi → Penetapan → Pelaporan. Daftar program menampilkan kolom Tahap saat ini dan bilah kemajuan sehingga Anda tahu program mana yang perlu perhatian.

A. Persiapan

1. Program & seleksi › Program baru: pilih kategori (Kerja Sama), jenis beasiswa, seleksi oleh (Unhas atau mitra), nama, dan pemberi → Buat. Konsol program terbuka.
2. Konsol › Identitas & jadwal: isi cakupan (penuh/parsial), nilai per semester, durasi, kuota, tanggal dibuka/ditutup, tanggal mulai beasiswa, deskripsi & persyaratan umum. Pilihan penting:
   • Hanya melalui undangan/matching — tidak tampil untuk didaftar umum;
   • Kecualikan dari proteksi pembiayaan ganda — untuk bantuan yang boleh dirangkap;
   • Penerima wajib laporan kemajuan dan minimal katanya;
   • Pemberi meminta berita acara.
3. Konsol › Persyaratan berkas: tambahkan hanya berkas/data khusus program ini (mis. surat rekomendasi dekan). Data umum (identitas, keluarga, ekonomi, dokumen standar) sudah diambil dari profil mahasiswa.
4. Konsol › Tahapan, penilai & presensi: tambah tahapan satu per satu — nama, jenis (administrasi, validasi, tulis, wawancara, FGD, kunjungan), pelaksanaan (luring = ada presensi & antrean; daring), bentuk penilaian (individu/kelompok), rubrik dari templat, jadwal, tempat, bobot nilai akhir, nilai minimal lulus (opsional). Contoh susunan: Validasi berkas (daring, bobot 1) → FGD (luring, kelompok, bobot 1) → Wawancara (luring, individu, bobot 2).
5. Konsol › Tim program: tetapkan PIC (mengelola penuh program ini), Panitia pelaksana (presensi, antrean, dokumentasi), atau Pengamat. Akun panitia dibuat super admin dengan peran "Panitia Pelaksana".
6. Klik Buka pendaftaran di kanan atas konsol. Program tampil di halaman depan dan menu Cari beasiswa.

B. Pendaftaran & seleksi administrasi

1. Konsol › Pendaftar: lihat pendaftar beserta fakultas, desil/IPK, status profil, dan status kelayakan (Layak / Perhatian / Terproteksi — arahkan kursor untuk alasannya). Saring per status/fakultas; Unduh CSV bila perlu.
2. Klik nama pendaftar untuk melihat data diri lengkap dan semua dokumennya (PDF tampil langsung di kolom kanan).
3. Centang pendaftar → Lolos administrasi atau Tidak lolos (boleh dengan catatan).
4. Centang yang lolos → pilih tahapan → Masukkan ke tahapan (centang "kirim jadwal" agar peserta mendapat email).
5. Tutup pendaftaran dengan tombol Tutup pendaftaran (atau otomatis oleh cron saat tanggal tutup lewat).

C. Menjalankan tahapan

Dari Konsol › Tahapan, penilai & presensi klik Kelola pada sebuah tahap. Halaman tahap memiliki tab:

1. Penilai — tambah akun penilai terdaftar atau penilai tamu (nama + email; tautan bertoken dikirim otomatis). Isi ruang/meja agar peserta tahu ke mana harus masuk. Salin tautan untuk dibagikan; buat ulang untuk mencabut tautan lama.
2. Peserta & plotting — Bagi rata ke penilai (individu) atau Bagi kelompok otomatis (FGD). Kolom penilai boleh dikosongkan agar peserta dapat dipanggil penilai mana pun sesuai urutan hadir. Klik Simpan plotting.
3. Ubah status tahap menjadi Dibuka (dropdown di kanan atas) agar presensi tanda tangan mandiri dan penilaian aktif.
4. Presensi (tombol di kanan atas) — empat cara, lihat bab Hari pelaksanaan. Daftar hadir mencetak daftar hadir yang dapat diedit, lengkap dengan tanda tangan digital.
5. Monitor antrean — pantau siapa hadir, dipanggil, selesai; tandai "mendesak" agar didahulukan; panggil berikutnya atas nama penilai.
6. Selesai menilai: Tetapkan hasil tahap (lulus bila nilai ≥ nilai minimal; tidak hadir otomatis ditandai), lalu Lanjutkan yang lulus ke tahap berikutnya.
7. Berita acara — tersusun otomatis dari templat (jumlah peserta, hadir, penilai, tabel hasil). Edit langsung, Simpan, cetak, tanda tangani, unggah kembali.
8. Ubah status tahap menjadi Ditutup untuk mengunci penilaian.

D. Keputusan, kontrak, penerima

1. Konsol › Hasil & keputusan: tabel memuat nilai setiap tahap (0–100, rata-rata antarpenilai), nilai akhir (rata-rata berbobot), serta rekomendasi & komentar penilai. Klik Peringkat otomatis → peserta teratas sesuai kuota menjadi prioritas, sisanya cadangan. Ubah manual bila perlu, lalu Simpan keputusan.
2. Centang prioritas → Kirim kontrak ke yang dicentang. Kontrak & surat pernyataan terisi otomatis dari templat (nama, NIM, prodi, nilai, periode).
3. Konsol › Kontrak & pernyataan: setelah mahasiswa mengunggah berkas bertanda tangan, klik Verifikasi → mahasiswa otomatis tercatat sebagai penerima (periode dihitung dari tanggal mulai & durasi). Atau Minta perbaikan dengan catatan. Isi kontrak per mahasiswa dapat disunting sebelum dicetak.
4. Alternatif tanpa kontrak di sistem: centang → Tetapkan sebagai penerima.

E. Pengumuman & pelaporan

1. Konsol › Pengumuman hasil: tulis teks pengumuman → Umumkan hasil (centang kirim email). Nilai, komentar, dan keputusan baru terlihat peserta setelah ini. Halaman pengumuman publik menampilkan daftar penerima dengan NIM tersamar. Tarik pengumuman bila perlu.
2. Konsol › Penerima: pantau periode & status penerima, ubah status (aktif/ditangguhkan/dicabut/selesai), buka detail untuk sanksi bertingkat dan perpanjangan.
3. Konsol › Dokumentasi: unggah foto kegiatan beserta keterangan.
4. Konsol › Laporan kegiatan: laporan tersusun otomatis (pendahuluan, jadwal & kehadiran tiap tahap, rekap pendaftar/penerima per fakultas, daftar penerima, dokumentasi). Sunting, simpan, cetak/simpan PDF; Susun ulang bila data berubah.
5. Konsol › Akses mitra: buat/ pilih akun mitra dan centang data tambahan yang boleh ia lihat (nilai, komentar, dokumen, data diri, kontak, laporan kemajuan). Bawaannya mitra hanya melihat identitas dasar & keputusan.

F. Program yang diseleksi mitra

1. Saat membuat program pilih Seleksi oleh: Institusi mitra. Isi tautan pendaftaran mitra di Identitas & jadwal; mahasiswa diarahkan ke laman mitra.
2. Setelah mitra mengumumkan, buka Konsol › Penerima → Unduh templat Excel → isi NIM, nama, fakultas, prodi, tanggal mulai/selesai, cakupan, nominal → Impor. Atau tambah satu per satu.
3. Mahasiswa yang belum memiliki akun tetap tercatat (status "belum klaim") dan otomatis terhubung saat ia mendaftar dengan NIM yang sama. Dengan begitu sistem tetap mendeteksi pembiayaan ganda.

Persiapan (sehari sebelumnya)

1. Pastikan peserta sudah dimasukkan ke tahap dan penilai sudah ditambahkan dengan nomor ruang.
2. Status tahap Dibuka.
3. Panitia masuk ke akunnya: Tugas › Program saya menampilkan tombol Presensi untuk setiap tahap luring.
4. Siapkan laptop/ponsel dengan kamera dan koneksi internet. Kamera hanya berfungsi bila situs memakai HTTPS.

Empat cara presensi

Antrean & pemanggilan

1. Setiap peserta yang hadir mendapat nomor antrean sesuai urutan kehadiran.
2. Penilai membuka Penilaian › Tugas penilaian → Mulai menilai, lalu klik Panggil berikutnya ▶. Peserta berikutnya (prioritas/mendesak lebih dulu, lalu nomor terkecil) dipanggil dan halaman penilaian peserta itu terbuka.
3. Di ponsel peserta muncul "Sekarang giliran Anda!" beserta ruang dan nama penilai; ponsel bergetar.
4. Bila pengelola mengizinkan, penilai dapat memanggil peserta tertentu dengan ikon 📣 di daftar peserta.
5. Panitia memantau di tab Monitor antrean: ubah status (menunggu/dipanggil/selesai/lewati), tandai mendesak, atau panggil untuk penilai tertentu.

Masuk

• Dengan akun: masuk seperti biasa → Penilaian › Tugas penilaian → kartu tahap → Mulai menilai.
• Tanpa akun (penilai tamu): buka tautan yang dikirim pengelola ke email Anda, atau halaman masuk › Masuk sebagai penilai dengan token → tempel tautan/token. Jangan membagikan tautan ini.

Penilaian individu (validasi & wawancara)

1. Kolom kiri: daftar peserta, status kehadiran & antrean, serta tanda ✓ untuk yang sudah dinilai.
2. Klik nama peserta (atau Panggil berikutnya ▶ pada tahap luring). Layar terbagi dua: kiri identitas & rubrik, kanan seluruh dokumen (PDF/foto tampil langsung tanpa diklik).
3. Validasi identitas: centang setiap data yang sesuai dengan dokumen (nama, NIM, NIK, prodi, IPK, desil, status orang tua, penghasilan, alamat, kondisi rumah). Tautan lokasi rumah membuka Google Maps.
4. Rubrik: setiap kriteria memiliki kartu skor (mis. 1–4) beserta deskripsinya. Klik kartu untuk memilih — tersimpan otomatis (lihat tulisan "Tersimpan ✓" di kanan atas). Klik kartu yang sama sekali lagi untuk membatalkan. Total (0–100) dihitung langsung.
5. Isi catatan/komentar dan rekomendasi (sangat direkomendasikan … tidak direkomendasikan).
6. Klik Kirim penilaian ✓. Penilaian terkunci; gunakan Buka kembali penilaian bila perlu mengubah selama tahap belum ditutup.

Penilaian kelompok (FGD/LGD)

1. Pilih tab kelompok di atas tabel. Baris = peserta (dengan foto), kolom = kriteria rubrik.
2. Pilih skor pada dropdown setiap sel; tersimpan otomatis dan sel berwarna. Klik ganda sel untuk mengosongkan pilihan.
3. Buka "Lihat deskriptor rubrik" untuk membaca arti setiap skor. "profil ↗" membuka data diri peserta.
4. Isi catatan & rekomendasi per peserta, lalu Kirim di ujung baris.

1. Komitmen masuk — Program beasiswa › Matchmaking pemberi menampilkan semua komitmen per status (angka kuning di menu = perlu tindakan). Klik nomor invoice. Halaman komitmen memuat identitas pemberi, rincian biaya, kriteria, dan jumlah kandidat layak saat ini. Admin juga dapat membuat komitmen atas nama pemberi (tombol di kanan atas).
2. Pertemuan (bila diminta) — Jadwalkan pertemuan dengan pemberi: waktu, luring/daring, tempat/tautan, nama & jabatan pejabat yang ditemui, agenda. Pemberi mengonfirmasi atau meminta jadwal ulang. Setelah bertemu ubah status pertemuan menjadi Selesai dan isi notulen.
3. Penyesuaian — kriteria tidak wajar/diskriminatif dapat ditolak dengan Ubah status → Dibatalkan/ditolak beserta alasannya. Nilai at cost dapat disesuaikan dengan Sesuaikan tagihan.
4. Persetujuan — pemberi menyetujui secara elektronik (atau admin mengubah status menjadi Komitmen disetujui).
5. Mulai proses matching & seleksi — sistem membuat program matchmaking (undangan saja) dengan tahap "Verifikasi & validasi kandidat" dan membuka konsolnya.
6. Jalankan matching di Konsol › Kandidat & matching — mahasiswa yang cocok kriteria ditambahkan sebagai kandidat; yang sedang/akan menerima beasiswa lain otomatis dikecualikan (terproteksi). Pilihan: kirim notifikasi kelayakan agar kandidat memutakhirkan data. Kandidat tertentu dapat ditambahkan manual dengan NIM.
7. Verifikasi — masukkan kandidat ke tahap validasi, tetapkan validator, lalu validator menilai seperti bab Panduan penilai.
8. Tawaran — Konsol › Hasil & keputusan → Peringkat otomatis → Kirim tawaran ke prioritas. Bila ada yang menolak, klik Tawarkan ke cadangan berikutnya (hanya cadangan yang masih layak).
9. Kontrak tripartit — terbentuk otomatis saat mahasiswa menerima tawaran. Mahasiswa mengunggah kontrak bertanda tangan, pemberi menyetujui, admin Verifikasi → mahasiswa menjadi penerima.
10. Pembayaran — pemberi mengunggah bukti transfer; admin keuangan memverifikasi di Keuangan › Pembayaran pemberi. Bila lunas, status komitmen menjadi Dibayar.
11. Penyaluran & laporan — keuangan mencatat penyaluran; laporan kemajuan yang diterima pengelola otomatis diteruskan kepada pemberi. Cetak Piagam dari halaman komitmen.

1. Dana masuk — Keuangan › Pembayaran pemberi: cocokkan bukti transfer dengan mutasi/tembusan bank mitra, isi catatan (mis. nomor tembusan), klik Terverifikasi atau Tolak dengan alasan. Pemberi menerima email.
2. Rekening penerima — Keuangan › Rekening penerima: nomor rekening, NIK, NPWP tampil utuh hanya di sini, beserta dokumen buku tabungan/KTP/KTM/NPWP dan kontrak bertanda tangan. Saring per program. Ekspor untuk bank menghasilkan Excel untuk transfer kolektif. Setiap akses dan unduhan tercatat di log audit.
3. Penyaluran dana — Keuangan › Penyaluran dana: pilih program → centang penerima yang rekeningnya sudah ada → periksa nominal → isi periode & tanggal → unggah bukti transfer kolektif → Catat penyaluran untuk yang dicentang. Penerima mendapat notifikasi; komitmen matchmaking berubah menjadi Berjalan.
4. Kontrak — Keuangan › Kontrak & pernyataan menampilkan semua kontrak dan berkas bertanda tangan.
5. Rekap — Laporan › Rekap & statistik memuat dana pemberi terverifikasi, dana tersalurkan, dan rekap penerima.

1. Akun mitra dibuat oleh pengelola; kredensial dikirim ke email Anda. Segera ganti kata sandi di menu Akun.
2. Kerja sama › Beasiswa mitra menampilkan program yang dibagikan, jumlah pendaftar, dan penerima.
3. Halaman program menampilkan peserta/penerima. Data yang terlihat bergantung pada izin pengelola: nilai, komentar penilai, dokumen, data diri, kontak, dan laporan kemajuan. Minta pengelola bila memerlukan data tambahan.

Mahasiswa & penerima

• Mahasiswa & penerima › Data mahasiswa — cari & saring; angka di menu = profil menunggu verifikasi. Buka mahasiswa → Terverifikasi / Perlu perbaikan. Bagian "Ubah/mutakhirkan data mahasiswa" dipakai untuk pemutakhiran data seperti desil hasil pemadanan DTKS.
• Mahasiswa & penerima › Penerima beasiswa — semua penerima lintas program; ekspor Excel; buka detail untuk sanksi bertingkat (teguran I/II, penundaan penyaluran, pencabutan, pengembalian) dan perpanjangan.
• Mahasiswa & penerima › Laporan kemajuan — tinjau laporan (KHS, transkrip, foto tampil di kanan) → Terima/Perlu perbaikan. Tombol Kirim pengingat sekarang mengirim email ke penerima yang belum melapor.

Pengaturan program

• Pengaturan program › Formulir & kriteria — formulir standar mengikuti KIP-Kuliah. Tambah/ubah/nonaktifkan isian, ubah jenis (teks, pilihan, angka, unggah, peta, referensi wilayah/prodi), wajib/tidak. Centang Kriteria matchmaking dan pilih klasifikasinya agar isian dapat dipilih pemberi.
• Pengaturan program › Kategori, jenis & paket — kategori baru (mekanisme seleksi/matchmaking), jenis beasiswa per kategori, komponen biaya (satuan, rentang, at cost), dan paket matchmaking.
• Pengaturan program › Rubrik penilaian — empat templat siap pakai (wawancara, FGD/LGD, validasi dokumen & ekonomi, administrasi). Duplikasi lalu ubah kriteria, bobot, dan deskriptor skor. Saat dipilih di tahapan, rubrik disalin sehingga templat tidak berubah.
• Pengaturan program › Templat dokumen — kontrak, surat pernyataan, berita acara, piagam. Gunakan penanda seperti {{nama}}, {{nim}}, {{beasiswa}} (daftar lengkap di halaman itu).

Halaman depan & berita

1. Situs & tampilan › Halaman depan & berita › Pengumuman & berita → Tulis pengumuman/Tulis berita: judul, ringkasan, isi (tebal, subjudul, daftar, tautan), gambar sampul, sasaran (semua/mahasiswa/pemberi/pengelola), jadwal terbit & berakhir, kaitan ke program.
2. Centang Sematkan agar tampil paling atas di beranda dan sebagai pita pengumuman di dasbor pengguna sasaran. Centang Kirim notifikasi untuk memberi tahu mereka.
3. Tab Tampilan beranda: ubah judul, teks pengantar, gambar latar, serta tampil/sembunyi dan urutan bagian (angka capaian, pengumuman, beasiswa dibuka, alur, berita, ajakan pemberi, FAQ, kontak).
4. Tab Alur pendaftaran, Tanya jawab (FAQ), Kontak & tautan: ubah isinya. Alur juga tampil di sisi halaman masuk.

1. Pengguna & peran — Sistem › Pengguna & peran → Buat akun untuk admin pengelola, admin keuangan, reviewer, validator, pewawancara, panitia pelaksana, mitra. Kredensial dapat dikirim ke email. Ubah peran/status, kirim tautan atur ulang sandi, atau hapus akun.
2. Pengaturan sistem — identitas lembaga & penanda tangan; buka/tutup pendaftaran mahasiswa & pemberi; wajib verifikasi email; proteksi pembiayaan ganda (boleh tidaknya penerima parsial mendaftar lagi, jendela boleh mendaftar lagi sebelum berakhir, batas total semester); laporan kemajuan (aktif, minimal kata, bulan pengingat); matchmaking & invoice (rekening bank mitra, biaya pengelolaan, durasi); SMTP email + Kirim email uji; perintah cron.
3. Tema & warna — pilih tema siap pakai (Merah Unhas, Biru, Hijau, Teal, Ungu, Arang) atau atur warna utama, sidebar, aksen, gaya sidebar (gelap/terang), jenis huruf. Seluruh halaman langsung memperlihatkan pratinjau sebelum disimpan. Unggah logo, favicon, ubah nama situs & slogan.
4. Pemeriksaan keamanan — menguji otomatis apakah folder unggahan dan berkas teknis tertutup dari internet, HTTPS, mode debug, izin config.php, verifikasi email, SMTP, data contoh, cron, dan cadangan; lengkap dengan cara memperbaiki. Jalankan setelah memasang di hosting.
5. Data referensi — fakultas, prodi, provinsi, kabupaten/kota; impor massal dari Excel/CSV.
6. Arsip program — arsipkan satu program beserta seluruh prosesnya (pendaftar, nilai, kontrak, penerima, dokumen) ke .zip; unduh; hapus dari basis data bila perlu; pulihkan kapan saja.
7. Cadangan basis data — cadangan basis data (.sql.gz) atau lengkap (basis data + unggahan); pulihkan dari berkas cadangan. Simpan juga salinan config.php (berisi kunci enkripsi).
8. Pembaruan sistem — unggah .zip versi terbaru; sistem mencadangkan otomatis, mengganti berkas program tanpa menyentuh config.php, .htaccess, unggahan, dan logo/favicon, lalu menjalankan migrasi basis data.
9. Data contoh — pasang untuk pelatihan, hapus sebelum dipakai sungguhan.
10. Log audit & Antrean email — jejak aktivitas penting dan status email terkirim/gagal.

Pasang melalui Sistem › Data contoh (super admin). Semua akun contoh bersandi Demo12345. Gunakan jendela Incognito/peramban kedua untuk masuk sebagai dua peran sekaligus.

Akun contoh

Semua email mahasiswa contoh: nama tanpa spasi & titik + .demo@contoh.test.

Cerita 1 — Beasiswa ASA Nusantara (tuntas)

1. Hari −80: admin membuat program (kuota 3, Rp6 juta/semester, 2 semester), persyaratan esai & surat rekomendasi, tiga tahapan: Validasi berkas (daring) → FGD (kelompok) → Wawancara (luring, bobot 2, dua penilai: dosen & penilai tamu Danantara). Tim: admin.demo (PIC), panitia.demo (meja registrasi).
2. Hari −75 s.d. −55: enam mahasiswa mendaftar; semuanya lolos administrasi.
3. Hari −50: validator menilai berkas (lihat centang validasi & komentar).
4. Hari −40: FGD satu kelompok, dinilai reviewer dengan rubrik kelompok.
5. Hari −35: wawancara — presensi dengan keempat cara (lihat kolom metode di tab Peserta), satu peserta ditandai mendesak, dua penilai menilai setiap peserta; berita acara bertanda tangan diunggah.
6. Keputusan: peringkat dari nilai akhir; 3 prioritas → kontrak terverifikasi → penerima; 2 cadangan; 1 tidak lulus.
7. Hari −12: hasil diumumkan. Dokumentasi & laporan kegiatan tersedia.
8. Hari −3: keuangan menyalurkan dana semester berjalan. Laporan kemajuan: satu diterima, satu menunggu tinjauan, satu belum mengirim (muncul di daftar "belum melapor").

Di mana melihatnya: konsol program → Ringkasan & lintasan (semua tahap hijau kecuali penyaluran/laporan yang berjalan), Tahapan → Kelola Wawancara → tab Peserta/Berita acara, Hasil & keputusan, Kontrak, Penerima, Pengumuman, Dokumentasi, Laporan kegiatan.

Cerita 2 — Beasiswa BAZNAS Peduli (sedang berjalan)

1. Pendaftaran dibuka 20 hari (masih 10 hari lagi). Empat pendaftar: tiga lolos administrasi, satu belum diperiksa (Fajar).
2. Wawancara gelombang 1 hari ini, status Dibuka, pewawancara di ruang 2, penilai boleh memilih peserta.
3. Antrean: #1 Fitriani sudah dinilai; #2 Ilham hadir dan menunggu; Dewi belum hadir.

Latihan: (a) sebagai admin periksa Fajar di tab Pendaftar; (b) buka jendela Incognito sebagai Ilham (halaman Pendaftaran saya › BAZNAS); (c) di jendela lain masuk sebagai pewawancara → Panggil berikutnya → lihat layar Ilham berubah menjadi "Sekarang giliran Anda!"; (d) nilai dan kirim; (e) sebagai panitia, catat kehadiran Dewi lewat Pindai kode pendaftaran dengan mengetik kodenya.

Cerita 3 — Sobat Bumi (seleksi mitra)

Mitra menyeleksi sendiri; Unhas mencatat dua penerima lewat impor — salah satunya NIM D121231099 yang belum punya akun. Latihan: daftar akun mahasiswa baru dengan NIM itu → riwayat beasiswa otomatis melekat dan ia terproteksi. Masuk sebagai mitra untuk melihat batas data yang dibagikan.

Cerita 4 — Matchmaking Alumni Teknik 1995 (tuntas)

1. Alumni membuat komitmen DEMO1: 2 penerima, desil 1–2, asal Sulsel, prodi Teknik Mesin & Keperawatan, paket parsial (UKT + biaya hidup), 2 semester, dana via Unhas, minta pertemuan.
2. Pertemuan luring dengan Direktur Kemahasiswaan; notulen tersimpan. Alumni menyetujui komitmen.
3. Matching menemukan Akbar dan Rini; validator memverifikasi; keduanya ditawari dan menerima.
4. Kontrak tripartit ditandatangani mahasiswa, disetujui alumni, diverifikasi admin.
5. Alumni membayar Rp30 juta; keuangan memverifikasi; dana disalurkan.
6. Laporan kemajuan Akbar diterima pengelola dan dapat dibaca alumni; piagam dapat dicetak.

Cerita 5 & 6 — untuk dicoba sendiri

• DEMO2 (alumni, paket dasar, transfer langsung) sudah disetujui → lakukan seluruh proses matching sampai penyaluran mengikuti bab Pengelola: matchmaking.
• DEMO3 (Pemkab Barru, 5 penerima, 4 semester) menunggu konfirmasi pertemuan → masuk sebagai pemberi2.demo dan konfirmasi, lalu sebagai admin tandai pertemuan selesai dan setujui.